なぜ営業事務が思った通りに仕事をしてくれないのか？その本当の原因と３つの具体的な対策方法とは！
こんにちは。今回は、
- 営業事務が、思った通りに仕事をしてくれない！
- 社内の営業アシスタントの仕事が遅い！
- 社内アシスタントが、お願いを聞いてくれない！
- 社内事務が、指示した報告書をなかなか提出しない！
といった、
営業事務に関する悩みを抱えている、
若手営業のあなたにお伝えしたい内容です！
まず最初に、
頭に置いておいてほしいのですが、
あなたに、担当の営業事務がいるというのは、
それだけでとても幸せということです。
あなたと営業事務がうまく連携できれば、
- 客先や仕入先へのレスポンスがかなり早くなる
- 客先や仕入先から高評価を得られる
- 作業分担できるので、仕事の効率が上がる
- それぞれ別の角度から情報収集ができる
ですが、うまくいかなければ、
- あなた一人ですべてを行わなければいけない
- 無駄なやり取りが生まれ、時間が勿体ない
- 客先や仕入先に迷惑をかける可能性がある
- 必要ないはずのストレスを抱える
この記事を読んで、
営業事務と協力できるようになり、
効率的に売上を伸ばしていきましょう！
営業事務はあなたの味方です！
営業事務が思った通りに仕事をしてくれない理由
なぜ営業事務が思った通りに仕事をしてくれないのか？
根本的な原因をお伝えします。
それはズバリ、
（営業事務の中で）あなたの優先度が低いから
です。
営業事務も、様々な仕事を抱えています。
その中で、あなたから頼まれた仕事は
優先度が低いのです。
だから、後回しにされ、
なかなかレスポンスがなかったり、
そのまま忘れ去られたりしているのです。
あなたの営業事務は、
- あなたより社歴が長いかもしれませんし、
- 仕事が遅い人かもしれません
- 複数の営業を掛け持ちしているかもしれません
しかし、総じて原因は同じです。
あなたの優先度が低いから。
では、どうすれば優先度をあげられるでしょうか？
次項で３ステップの対策をお伝えします
優先度を上げる方法
あなたの営業事務はどのような人でしょうか？
人当たりがいいでしょうか？
論理的でしょうか？感情的でしょうか？
いずれにせよ、最大限のパフォーマンスを得るため、
あなたができることは実行しましょう。
Step1：信用を得る
Step2：自分ですべきか判断する
Step3：明確な指示をする
若手営業のあなたができることは
この３ステップだけです。
それぞれ詳しく解説していきます。
※上司や社長など、権力のある人から、営業事務に直接指示があるような場合、そちらが優先されるのはどうしようもありません。
※どう考えても営業事務本人に、なにか問題があるような場合は上司に相談しましょう。
Step1：信用を得る
営業事務からの信用を得ましょう
日頃からのコミュニケーションや気遣いが大切です
感謝の気持ちを持って接しましょう
人は感情で動きます。
あなたが営業事務から信用されていなければ、
ぞんざいに扱われ、仕事をしてもらえなくなります。
もしくは適当な仕事をされます。
細かな仕事の優先度は、
あなたの営業事務自身が判断して作っています。
信用を得ていると、緊急の業務があった時なども、
すぐ対応してもらえるようになります。
Step2：自分ですべきか判断する
- その仕事は営業事務がすべき仕事ですか？
- あなたがすべき仕事ですか？
- それとも誰もしなくていい仕事ですか？
- あなたのスキルアップに必要な仕事ですか？
- 売上に繋がると確信できますか？
つまらない仕事を頼みすぎると、
営業事務が「この仕事は必要ない」と、
勝手に判断する恐れもあります。
営業事務が抱えている仕事も気にかけながら、
仕事を振るか決めましょう
Step3：明確な指示をする
明確で具体的な指示を出しましょう
これが一番大切です。
特に、営業事務が複数の営業を担当しているなど、
多くの事務作業を抱えている場合、
１分１秒が惜しい状態です
あなたの曖昧な指示の意図を
考える時間がとても手間なのです！
伝えるポイントをまとめました
- 結論を先に
- 端的に
- 期限を明確に
- 具体的に数字を入れて
- 理解しやすい単語で
- 1度に１～３件まで
- 伝わっているか確認する
例えば、
見積書の作成と客先への提示をお願いします
先方の今日の会議に必要らしく、急ぎです。
〇〇社の〇〇部長へ、〇〇をメールで××時までに。
CCで私にもメールをお願いします。
⇒なぜ緊急度が高いか伝えられている
⇒CCメールで、見積書が提示されたことを確認
このような感じで、迷いなく伝えましょう！
まとめ
営業事務が思った通りに仕事をしてくれない原因と、
３ステップの対策をお伝えしました。
あなたの優先度が上がるよう、
今日からは、
- 信用を得られるよう努め、
- 自分ですべきか判断し、
- 明確に伝えましょう
効率が飛躍的に伸びますよ！
